Загрузка...
Бизнес - Энциклопедия

оооооооооооооооооооооооо

Загрузка...
 
Public Relations
 

Специальные мероприятия

Современная теория PR рассматривает специальные мероприятия как важный инструмент специалиста по связям с общественностью, поскольку, являясь эффективным средством коммуникации с целевыми группами, они обеспечивают паблисити и внимание широкой аудитории.

Специальное мероприятие — это тщательно спланированная акция, которая проводится в рамках общей коммуникационной программы и, как правило, является одним из ее "ключевых" этапов. Именно в момент проведения специального мероприятия возможно максимальное наполнение информационного поля вокруг объекта.

Специалист по PR способен превратить специальное мероприятие в значимое для целевой аудитории событие, придав ему эмоциональную окраску. В свою очередь, понимание важности планируемого события общественностью будет способствовать росту ее заинтересованности. Таким образом, обозначенная ценность мероприятия, нарушив привычный ход жизни, принесет необходимую популярность, привлекая внимание СМИ.

Очень часто специальное мероприятие "привязывают" к особым корпоративным датам и событиям, т.к. это позволяет удвоить его эффективность, кроме того, появляется широкое поле для творческой деятельности. Например, при выпуске нового продукта компания может провести серию презентаций не только для первичной целевой аудитории, но и для поставщиков, оптовых покупателей, местных административных органов и т.д. А применив творческий подход, например подарив продукт известной личности, компания закладывает основы положительного имиджа не только своего товара, но и самой организации.

Организация специального мероприятия направлена не только на привлечение внимания общественности и СМИ. Не менее важными целями являются:

  ° создание, поддержание и развитие положительного имиджа компании или ее продукта,
  ° взаимодействие с целевыми общественными группами (в том числе поддержание внутрикорпоративных отношений),
  ° получение обратной связи, что позволяет провести анализ эффективности деятельности и стратегии,
  ° демонстрация уровня развития компании, масштабов ее деятельности,
  ° создание дополнительного источника информации о компании.

Организация специального мероприятия

Подготовка специального мероприятия полностью находится в компетенции специалиста по связям с общественностью. В основном работа по организации специального мероприятия ведется по трем направлениям:

° творческая часть,
° административная часть,
° работа со СМИ.

Организация специального события — это всегда трудоемкий и кропотливый процесс, требующий постоянного контроля и большого внимания к мелочам. Чтобы избежать возможных труд ноете и и уложиться в срок, специальное мероприятие, как правило, начинают готовить за три месяца до его начала.

Творческая часть. Большая часть творческой работы ложится на специалиста по связям с общественностью при разработке концепции мероприятия, где указываются цели, задачи, содержание и ожидаемый от события эффект. Кроме того, на первом этапе подготовки тщательно прописываются программа и сценарий мероприятия, участники и их роли.

Административная часть. Самый трудоемкий этап подготовки специального события. Как правило, функции специалиста по связям с общественностью сводятся к контролю за процессом и согласованию сроков подготовки отдельных элементов события. PR-специалист распределяет задания по специализированным агентствам и отслеживает их выполнение к установленному сроку.

В его обязанности также входит определение места проведения мероприятия, времени и продолжительности события. Кроме того, специалист по связям с общественностью должен:

  ° проконтролировать подготовку и оформление выбранного помещения (установку освещения, изготовление и монтаж декораций, наличие гардероба, туалета, комнаты для курящих, указателей и т.п.). Полезно составить схему помещения, с тем чтобы определить наиболее выгодные для различных целей места площадку для сцены, декораций, фуршета, стола для прессы, видеокамер, места для музыкантов, баннеров и т.д.,
  ° проконтролировать установку и работоспособность необходимой техники, например звукового оборудования, проектора и т.д.,
  ° составить список приглашенных гостей и отследить своевременное изготовление и рассылку (за две-три недели) приглашений,
  ° заранее определить сферы ответственности сотрудников, которые будут принимать участие в мероприятии, например ответственных за встречу гостей, работу с прессой, работу с приглашенными участниками, работу техники, чистоту помещения, ответственных по оперативным вопросам. Если ожидается присутствие иностранных гостей и участников мероприятия, необходимо обеспечить присутствие на событии грамотных переводчиков,
  ° проконтролировать изготовление необходимой для мероприятия полиграфической и сувенирной продукции.

Работа со СМИ. Присутствие представителей СМИ на специальном событии также требует тщательной подготовительной работы. Специалист по связям с общественностью может построить работу со СМИ в три этапа:

  1. Составление базы представителей СМИ, которых необходимо пригласить на событие. Составление анонсирующего пресс-релиза, его рассылка и предварительный обзвон по сформированной базе с целью выяснения заинтересованности в тематике события.
  2. Приглашение и аккредитация представителей СМИ на специальное мероприятие.
  3. Работа по совместной подготовке и контроль за выходом материалов.

Специалисту по связям с общественностью необходимо оказывать СМИ всяческое содействие в их работе, так это будет способствовать формированию положительного имиджа компании и появлению материалов, где она будет представлена в выгодном свете. Именно поэтому при организации специального мероприятия необходимо уделить должное внимание подготовке сопроводительных материалов для прессы. Составление пресс-кита, где будут представлены подробные материалы о компании, даст возможность PR-специалисту наладить доверительные отношения с прессой. Пресс-кит, кроме того, станет главным источником информации для представителей СМИ, поскольку будет содержать исчерпывающую информацию о мероприятии и журналистам не придется тратить время на ее поиски. Соответственно, составляя пресс-кит, PR-специалист имеет возможность заложить в материалы основные послания, которые он хотел бы увидеть в будущих публикациях.

При проведении специального мероприятия необходимо выделить специальное место, где пресса могла бы получить доступ к подготовленной информации (например, пресс-центр, отдельная комната, стол и т.п.). Важно создать все условия для работы представителей СМИ — обеспечить журналистов телефоном, факсом, компьютером и т.д. Наличие такого пресс-центра позволит специалисту по связям с общественностью проконтролировать всю работу с представителями. СМИ: от отметки в листе аккредитации до получения пресс-кита и других документов, полиграфической и сувенирной продукции. В случае заинтересованности представителей СМИ, в пресс-центре можно организовывать интервью с сотрудниками компании или договориться о дополнительных встречах для более полного освещения темы.

Последующая работа с представителями СМИ сводится к уточнению сроков выхода материалов, пресс-клиппингу и предоставлению недостающей информации. Важно также провести работу с теми журналистами, которые аккредитовались, но по определенным причинам не смогли присутствовать. Вполне возможно, что указанных представителей СМИ все еще интересует тематика специального мероприятия и они хотели бы получить материалы по его итогам. Соответственно, подготовка такого материала ложится на специалиста по связям с общественностью.

Значительно повысить эффективность специального мероприятия может присутствие на нем известной личности. Однако перед тем как выбрать наиболее подходящую для этого фигуру, необходимо проанализировать цели мероприятия, предполагаемую атмосферу его проведения и аудиторию. Если выбор сделан правильно, то о событии будут долго говорить и после его окончания. Кроме того, появляется возможность увеличить количество публикаций, так как круг заинтересованных в освещении СМИ значительно расширится. С приглашенной "звездой" также необходимо провести подготовительную работу вместе проработать сценарий, определить форму одежды, написать речь, выяснить некоторые другие подробности ее участия в мероприятии. Во время специального мероприятия рядом со "звездой" следует находиться кому-то из сотрудников компании, чтобы в случае необходимости оказать требуемую помощь в работе.

Специалисты по связям с общественностью довольно часто прибегают к организации специальных мероприятий. Это вызвано не только желанием привлечь внимание общественности, но и тем, что у компании появляется важное и вполне контролируемое средство распространения информации. Среди специальных мероприятий наибольшей популярностью у PR-технологов пользуются:

° круглые столы и семинары,
° выставки, экспозиции,
° презентации,
° церемонии открытия,
° приемы,
° дни открытых дверей.

Организация и проведение "круглых столов" и семинаров

Как правило, организация проводит "круглый стол" для того, чтобы привлечь общественное внимание к определенной проблеме. Учитывая тематику "круглого стола", организация приглашает для участия в его работе соответствующих авторитетных специалистов, которые в состоянии дать профессиональную оценку обсуждаемой проблеме. Проведение "круглого стола" получает широкий резонанс в случае, если тема действительно актуальна, например для сферы деятельности компании, или просто интересна общественности. Дискуссии, прозвучавшие за "круглым столом", могут натолкнуть представителей СМИ на мысль более полно осветить обсуждаемую проблему или организовать специальный репортаж (программу) по соответствующей теме. Для журналистов "круглый стол" удобен еще и тем, что в одном месте можно получить различные мнения по проблеме и, следовательно, более интересно подать материал. Присутствие на "круглом столе" авторитетных представителей государственных структур, общественных лидеров и профессиональных экспертов повышает новостную ценность мероприятия, а значит, уровень восприятия обсуждаемой темы представителями СМИ и общественностью будет на порядок выше. Во время "круглого стола" руководство организации имеет возможность представить свою официальную позицию по теме и обсудить ее с другими заинтересованными сторонами, а также получить оценку независимых участников Все это позволит найти наиболее эффективные пути решения проблемы, кроме того, выступая в качестве инициатора тематического "круглого стола", компания значительно повышает свою репутацию и формирует положительный имидж.

Организаторы "круглого стола" придерживаются определенного регламента его проведения. Например, сначала ведущий представляет присутствующих участников друг другу, объявляет повестку дня, определяет очередность выступлений и т.д., затем обсуждение проблемы проходит в форме дискуссии. Важно оставить время для вопросов представителей СМИ и ответов на них. Для того чтобы все присутствующие на "круглом столе" были в курсе обсуждаемых проблем, следует заранее подготовить комплект документов и разослать его участникам мероприятия. Для представителей СМИ необходимо подготовить пресс-кит, содержащий информацию об актуальности и важности проблемы, список приглашенных участников и докладчиков, официальную позицию компании по проблеме и другие материалы, например комментарии авторитетных людей, которые когда-то высказывались по данной проблеме. По итогам "круглого стола" принимается резолюция, в которой указываются выработанные в его ходе решения, рекомендации отдельным участникам и т.д. Резолюция подписывается участниками "круглого стола". Важно, чтобы резолюция была сформулирована и подписана в максимально короткие сроки, лучше всего в тот же день, так как в этом случае она будет иметь новостную ценность для журналистов. Соответственно, вероятность освещения данного мероприятия в СМИ значительно возрастет.

Проводя работу по организации семинара, компания ставит перед собой цель поделится своим опытом и профессиональными знаниями в определенной сфере с соответствующими группами общественности, повлияв, таким образом, на данную аудиторию. Отношение к компании, которая постоянно проводит семинары, меняется в лучшую сторону, так как, консультируя людей по определенным вопросам, компания получает репутацию эксперта, лучше всего разбирающегося в вопросах своей отрасли Кроме того, важным моментом при проведении семинаров является и обратная связь. Во время работы семинара компания собирает информацию от участников о своей деятельности, следит за реакцией делегатов на обсуждение различных проблем и т.д. Проводя консультации общественных групп по определенным вопросам, компания завоевывает новых сторонников, которые в случае возникновения проблемы по профилю будут обращаться за решением именно к этой организации. Проведение семинаров интересно еще и тем, что предоставляет специалисту по связям с общественностью хорошую возможность установить партнерские отношения со СМИ в лице специализированных изданий, программ и т.д. Здесь у компании и представителей СМИ взаимный интерес: журналисты видят в организации компетентный и достаточный источник информации по проблеме, а компания рассчитывает на освещение проводимых ее силами семинаров.

Участие в выставках и организация собственных экспозиций

Выставка для компании — это хорошая возможность привлечь к себе внимание целевой аудитории, распространить информацию об организации, презентовать продукт. Участие в выставке дает компании и другие возможности:

  ° провести исследования, например, изучить спрос и потенциальный рынок продукта,
  ° установить партнерские отношения с компаниями-участниками, провести переговоры с нужными людьми,
  ° получить в СМИ публикации о компании как участнике выставки,
  ° повысить уровень известности компании среди общественности.

Процесс подготовки к участию в выставке состоит из нескольких блоков:

  ° планирование участия,
  ° организация и координация подготовительных работ,
  ° обеспечение необходимых ресурсов для эффективного участия.

На первом этапе компания принимает решение об участии в выставке, определяет, как будет выглядеть стенд, что необходимо экспонировать и в каких объемах, выбирает подходящую площадь и наиболее удобное место в выставочном зале, назначает ответственных за подготовку и планирует бюджет.

Подготовкой компаний к выставкам занимаются различные специализированные фирмы, которые предлагают услуги по производству и монтажу стендов, оформлению выставочных площадок, подготовке полиграфической и сувенирной продукции и т.д. Их работу необходимо тщательно контролировать по срокам и качеству исполнения. Очень важно предусмотреть хорошее освещение стенда, наличие места для проведения переговоров, если есть возможность, то и комнаты для гостей, а также для хранения верхней одежды.

К началу работы выставки у компании должна иметься необходимая полиграфическая продукция: брошюры, листовки, календари и т.п. Как правило, готовится определенный набор информационных материалов и небольших сувениров, который распространяется среди посетителей выставки. Иногда организаторы выставки готовят тематический каталог, в котором компания-участник представляет свою информацию. Контроль за этим процессом ложится на специалиста по PR.

Подготовка и распространение приглашений на выставку проводится ее организаторами. Однако можно подготовить собственные приглашения или договориться с организаторами об адресной рассылке, чтобы пригласить нужных компании людей.

Важным моментом организации участия в выставке является подготовка сотрудников, которые будут на ней работать. Персонал должен уметь показать новый продукт, рассказать о его свойствах, преимуществах и т.д. Первый день работы выставки важен с точки зрения приобретения новых деловых контактов, так как именно в это время выставку посещают руководители организаций или менеджеры высшего управленческого звена.

На открытии выставки, как правило, присутствуют представители СМИ, которые получают информацию об участниках для своих репортажей у организаторов, например в пресс-центре. В пресс-центре необходимо распространить пресс-релиз и другие информационные материалы об организации, с тем чтобы название компании прозвучало в материалах, посвященных работе выставки.

Довольно эффективна собственная экспозиционная деятельность компании. Например, организация музея компании или демонстрация ее продукции в общественном месте — университете, аэропорту и т.д.

Презентация

Презентация — это эффективный способ представить общественности компанию, продукт, услугу, новые достижения, результаты, выход на новый рынок и т.д. При организации презентации большое внимание следует уделить работе с прессой, т.к. одна из основных целей ее проведения — получение максимального количества публикаций по поводу представляемого объекта.

При подготовке презентации важно тщательно проработать сценарий мероприятия определить ведущего, очередность выступающих, время для вопросов присутствующих и комментария гостей, фуршета и т.п. Присутствие на презентации VIP-персон, звезд шоу-бизнеса обеспечит большое количество публикаций в СМИ и оставит приятное впечатление у гостей мероприятия.

Презентацию можно очень удачно привязать к определенному информационному поводу. Например, на представление нового модельного ряда часов можно пригласить известного швейцарского часового мастера. Приезд такого человека станет настоящим событием для журналистов, которые пишут о часовом производстве. Соответственно, вероятность того, что информация о презентации появится в СМИ, значительно возрастает, так как событие будет представлять собой интересный информационный повод.

Во время презентации среди гостей и представителей СМИ помимо других информационных материалов необходимо распространить список выступающих на мероприятии и сценарий вечера. Это позволит журналистам найти удобный момент для того, чтобы получить комментарий от представителя компании или взять интервью.

Церемония открытия

Одной из главных составляющих успеха церемонии открытия является присутствие на ней известных личностей. Церемония открытия во многом является имиджевым мероприятием. Для компании очень престижно, если ее новый объект открывает важная персона, например, мэр города, министр, курирующий определенную сферу деятельности, звезда шоу-бизнеса и т.д. Кроме того, это значительно повышает интерес к церемонии со стороны общественности и СМИ.

Если церемония посвящена открытию социально важного объекта, то, возможно, удастся избежать затрат на приглашение известных личностей, так как для VIP-персоны церемония открытия тоже станет имиджевым мероприятием, при помощи которого знаменитость получит хорошее паблисити и позитивную известность.

Специалист по связям с общественностью должен написать сценарий церемонии, чтобы ее участники точно знали свои роли, например, когда ведущий должен объявить об официальном открытии объекта, кто должен перерезать ленточку и т.д.

Необходимо подготовить пресс-кит для представителей СМИ, где будет описан объект, цели и история его создания, а также его преимущества, ожидания компании в связи с его открытием и т.п. На церемонии открытия необходимо выделить отдельные места для журналистов, обеспечить условия для их работы. Кроме того, следует позаботиться о наиболее выигрышных местах для фоторепортеров, чтобы фоторепортажи получились максимально качественными.

Прием

Существует несколько видов приемов:

° дневные (завтрак, бокал шампанского, бокал вина),
° вечерние (обед, ужин, обед-буфет, коктейль, фуршет).

Наиболее простой формой приема являются бокал шампанского и бокал вина. Приемы такого рода проводятся по случаю приезда делегации, знаменательной для компании даты, открытия нового офиса и т.п. Бокал шампанского и бокал вина проводят стоя, во время приема официанты разносят напитки и закуски. Определенного регламента проведения таких приемов нет. Например, гости мероприятия могут просто вести беседы на различные темы, знакомиться с новыми людьми.

В отличие от бокала шампанского, такая форма приема, как завтрак, имеет определенный сценарий. Соответственно, планируется тема завтрака, определяются выступающие и ведущий. Завтрак устраивается по случаю юбилейных дат, визита партнеров, гостей, подписания контрактов. Время проведения такого приема — с 8 до 12 часов, а продолжительность — 1-2 часа.

Вечерние приемы проводятся по более торжественным и официальным случаям. Наиболее официальной и торжественной формой вечернего приема является обед. Гостям приема заранее рассылаются приглашения, где обязательно указывается номер столика.

Обед длится 2-3 часа, во время торжественной части гости находятся за столиком, затем переходят в другое помещение, где ведут беседы в менее официальной обстановке. Туда же подается чай или кофе Форма одежды на приеме — официальная. Как правило, обед проводят с 17 до 19 часов. Такая форма вечернего приема, как ужин, отличается от обеда лишь более поздним временем проведения.

Обед-буфет — это менее официальный прием. Во время обеда-буфета гости набирают закуски с одного большого стола и рассаживаются за свободные столики по несколько человек. Часто такие приемы организуют после концертов, церемоний награждения и т.д.

Коктейль и фуршет проводят стоя. Благодаря этому создается атмосфера для непринужденной беседы, свободного перемещения по залу и контактов. Во время коктейля напитки и закуски разносит официант, на фуршете гости сами подходят к столам, набирают закуски и выбирают напитки. Наиболее подходящее время для проведения таких приемов — с 17 до 18 часов.

Организационная работа по подготовке приема включает в себя:

° определение формы приема,
° написание сценария,
° составление списка гостей и рассылку приглашений,
° подготовку речей и определение выступающих,
° составление меню.

День открытых дверей

Цель проведения Дня открытых дверей — познакомить общественные группы с тем, как работает компания. День открытых дверей можно устраивать для местного населения, сотрудников, представителей правительственных структур, иностранных делегаций и т.д. Приглашая общественность к себе, компания показывает свою открытость, готовность вести диалог, закладывает основы доверительного отношения к себе и своей деятельности.

Визит гостей необходимо тщательно подготовить написать сценарий, определить маршрут, выбрать ведущих, обеспечить чистоту посещаемых мест, установить таблички и указатели.

Конференция

Конференция — это довольно крупное специальное мероприятие, подготовка к которому требует много времени. Конференция представляет собой выступления докладчиков по определенной теме. Ее цель — обсуждение и решение различных проблем. Иногда обсуждаемые на конференции темы имеют большую значимость, и тогда с докладами на ней выступают известные люди — руководители государственных структур, ученые, общественные деятели и т.д. Такие конференции широко освещаются в СМИ.

Во время конференции могут проходить отдельные мероприятия, например тематические заседания с участием узкого круга специалистов, телемосты, "круглые столы" и т.д.

Важно тщательно подготовить программу конференции, где будут указаны докладчики, время их выступлений, начало отдельных мероприятий в рамках конференции, номера соответствующих залов, время кофе-брейков и т.д. Такую программу необходимо разослать зарегистрировавшимся участникам.

Обычно процесс организации конференции состоит из трех блоков:

° работа с участниками,
° работа со СМИ,
° административная часть (поиск помещения, его техническая подготовка, организация буфета, достаточного количества мест, установка указателей, табличек, выбор ведущего и т.д.).

Работа с участниками конференции начинается с рассылки анонсирующих приглашений потенциальным докладчикам, где указываются темы, цели, примерная программа, основные докладчики, место проведения, условия участия. Кроме того, следует приложить список тем для докладов, на случай если у потенциального участника возникнут трудности с выбором темы. Затем оргкомитет конференции отбирает заявки с участниками и темами их докладов и окончательно формирует программу с точностью до минуты. Во время работы конференции необходимо обеспечивать участников информационными материалами, например основными тезисами докладов или справками о докладчиках и т.п. Для этих целей можно выделить отдельное помещение.

Представителям СМИ также необходимо разослать анонсирующий пресс-релиз с указанием телефона для аккредитации. Важно обеспечить хорошие условия для работы журналистов организовать пресс-центр, подготовить пресс-кит, содержащий всю необходимую информацию (тему, цели и задачи конференции, список докладчиков и участников, программу, тезисы докладов и т.п.). Пресс-центр должен быть хорошо оснащен технически, с тем чтобы журналист мог оперативно освещать работу конференции и передавать материал в редакцию. Также следует подготовить персонал для работы с представителями СМИ, например для помощи в организации интервью с участником конференции.

В последнее время большое распространение получили конференции с использованием современных средств коммуникации. Например, теле- и видеоконференции, конференции с помощью сети Интернет. Такие конференции требуют меньше затрат, но их масштабы ограничены. Поэтому такие конференции проводят при необходимости оперативно обсудить и решить обозначенные вопросы.

Приглашение на презентацию

E-xecutive объединяет лучших российских менеджеров
18 апреля в зале Атриум гостиницы Marriott Royal (ул.Петровка, 11/20) состоится презентация, посвященная официальному открытию проекта E-xecutive E-xecutive (www.e-xecutive.ru) — первое и единственное в России сообщество, объединяющее в Интернете российских менеджеров высшего и среднего звена.
Цель деятельности сообщества — повышение профессионального уровня его участников, обмен опытом и необходимой для успешного ведения бизнеса информацией. E-xecutive — это ресурс для тех, кто хочет учиться быстрее, чем конкуренты, для тех, кто хочет учиться делать карьеру. Девиз E-xecutive: "Карьера — через знания. Знания — через общение. Общение — через уважение к себе подобным".

E-xecutive — это концентрация лучшего рыночного знания и лучшего рыночного опыта в одном месте с целью учить друг друга и учиться друг у друга. Ресурс дает участникам возможность непосредственного общения с первыми лицами лучших российских компаний, "живые" случаи (cases) работы российских компаний "из первых рук", а также возможность принимать участие в решении таких случаев. На сайте www.e-xecutive.ru каждый член сообщества получает необходимый инструментарий для эффективного планирования личной карьеры — от консультаций ведущих специалистов по вопросам образования и управления персоналом до "горячих" вакансий от лучших международных и российских работодателей.

В презентации примут участие:
С. Воробьев, управляющий партнер Ward Howell International
Ю. Барзов, партнер Ward Howell International
А. Карачинский, президент группы компаний IBS
В. Преображенский, заместитель генерального директора АО "Вымпелком"
А. Чернов, вице-президент Тюменской нефтяной компании
О. Мухамедшин, директор департамента АО "Русский алюминий"
Н. Моисеенкова, руководитель проекта E-xecutive

Начало презентации в 18.00 (регистрация с 17.30).

Просим Вас подтвердить свое участие Елене Юргеневой (ey@whru.com) или Наталье Сорокиной (nsorokina@whru.com), тел. 956-6845. 252-01-32.

 

 

http://patlah.ru

© "Бизнес-Энциклопедия" Патлах В.В. 2005-2010 гг.

Loading...

..

Загрузка...

оооооооооооооооооооооооо